Você envia as Notas Fiscais para o seu contador?

Você que tem sua loja em um ou mais marketplaces, você envia as notas fiscais (NFe) de entrada e de saída para o seu contador? Sabia que o contador precisa receber essas informações para poder enviar para os órgãos competentes como Receita Federal ou a Secretaria de Fazenda do seu estado ou município.

Então como enviar para o contador? Qual o melhor formato? Quando enviar? Vamos responder a essas perguntas. Primeiramente você precisa saber que existe diversas maneiras para emitir suas NFe. Você pode fazer diretamente dentro dos marketplaces (alguns possuem essa função, como o Mercado Livre e o Shopee) ou então usar algum ERP, dentre os mais famosos e utilizados estão o Bling e o Tiny. Em todos esses locais você terá a opção de baixar todas as suas NFe em formato XML e PDF.

O que é Nota Fiscal Eletrônica (NFe)

A NFe é um documento digital que serve para formalizar a venda de produtos e serviços, seja no ambiente físico ou no digital. Sendo assim, toda a venda que for feita deverá ser acompanhada por uma NFe que demonstre o valor da operação, contando todos os valores como valor do produto, descontos, frete, etc.

O que é um arquivo XML?

A sigla XML significa eXtensible Markup Language. Ele é a versão digital da antiga nota fiscal do “bloquinho” e obedece aos padrões nacionais de escrituração fiscal. Esse arquivo é de extrema importância pois ele formaliza a propriedade de bens ou serviços adquiridos e também permite ao governo fiscalizar a cobrança dos tributos. Portanto, esse arquivo deve ser guardado pela empresa e/ou contador pelo prazo mínimo de cinco anos, atendendo as exigências legais.

Qual a diferença entre XML, NFe e DANFE?

A NFe é o documento digital que comprova a transação de venda de produtos ou serviços. Já a DANFE é a NFe impressa, que deve sempre acompanhar o produto durante todo o transporte e, por fim, o XML é o formato padrão de notas fiscais eletrônicos. Sendo assim, os três formatos são representações distintas da mesma nota fiscal eletrônica. Porém, para fins de fiscalização, o que se pede é sempre o XML, e não a versão impressa ou PDF.

Qual o melhor formato para enviar as NFe para seu contador?

A melhor maneira para o contador é o formato XML, pois ele poderá colocar todas os arquivos dentro do sistema. Porém, esse assunto é muito pessoal, e é sempre bom perguntar para o seu contador se ele prefere o XML, o PDF ou os 2 tipos.

Quando enviar as NFe para seu contador?

Todo mês seu contador precisará passar as informações sobre suas vendas e/ou serviços para os órgãos competentes, portanto sempre que fechar o mês você deve mandar pra ele todas as notas fiscais de entrada e saída (inclusive as canceladas e de devoluções) para que ele possa enviar os dados ao governo e assim cumprir com as obrigações legais da empresa, da profissão e também calcular o imposto devido.

Gerando o arquivo no Bling!

Se você utiliza o Bling para fazer suas NFe, vamos ensinar agora como fazer para baixar todas as suas notas de um determinado mês.

Já com o login feito na sua conta, você deve acessar o menu vendas (1) e depois notas fiscais (2). No canto direito da tela, você deve procurar a opção exportar notas fiscais eletrônicas (3).

Na próxima tela você deve selecionar o intervalo das datas que deseja gerar os XMLs (4). Após, selecione qual das lojas você deseja exportar e selecionar a opção das notas canceladas e as cartas de correção (5). Por fim, é só apertar o botão download (6).

O sistema irá gerar o arquivo com todas as notas ficais do período selecionado e irá aparecer a opção para clicar e baixar o arquivo (acima). Basta clicar, salvar o arquivo no seu micro e encaminhá-lo para seu contador.

Gerando o arquivo no Tiny

Se você utiliza o Tiny para fazer suas NFe, vamos ensinar agora como fazer para baixar todas as suas notas de um determinado mês.

Já com o login feito na sua conta, deixe o mouse em cima das três listras (7) do lado esquerdo do seu monitor, quando abrir uma nova janela, vá em vendas (8) e depois em notas fiscais (9).

Na próxima tela, você vai clicar no canto superior direito no botão mais ações (10) e depois em exportar notas fiscais (11). Depois você vai escolher o tipo de arquivo que deseja exportar (XML, planilha ou PDF) e apertar em continuar.

Em seguida, é necessário escolher o intervalo das datas (12) que deseja exportar as notas fiscais, selecionar para exportar as cartas de correção e as NFes canceladas (13) e apertar o botão download (14). O sistema irá gerar o arquivo, salve no seu computador e envie para seu contador.

E aí, gostou do post? Tirou as suas dúvidas? Precisa de mais alguma informação? Fala pra gente e comenta aqui. Nos próximos posts vamos falar como tirar as NFs nas plataformas Mercado Livre e Amazon.